Freistellungsbescheinigung: pytania i odpowiedzi

Zaświadczenie o zwolnieniu (Freistellungsbescheinigung) pozwala zleceniodawcy odstąpić od potrącenia podatku od usług budowlanych. Wystawia je właściwy urząd skarbowy i musi ono być ważne w momencie płatności. Chroni w ten sposób płynność firm budowlanych i podwykonawców: zleceniodawca może wypłacić wynagrodzenie bez tego potrącenia. Dokument nie stanowi ogólnego zwolnienia podatkowego i nie zastępuje deklaracji ani weryfikacji pozostałych obowiązków podatkowych.

 

Kto potrzebuje zaświadczenia o zwolnieniu?

 

Jest ono istotne dla krajowych i zagranicznych firm wykonujących w Niemczech usługi budowlane na rzecz przedsiębiorców lub osób prawnych prawa publicznego. Mogą do nich należeć także prace montażowe, remontowe i rozbiórkowe przy obiektach budowlanych. Bez zaświadczenia trzeba sprawdzić obowiązek potrącenia; wyjątki dotyczą na przykład ustawowych progów zwolnienia. Forma prawna wykonawcy nie jest decydująca.

 

Jak długo zaświadczenie jest ważne?

 

Urząd skarbowy może ustalić okres ważności najwyżej trzech lat. Może też wyznaczyć krótszy termin lub ograniczyć zwolnienie do określonych usług budowlanych. Należy zatem kierować się treścią własnego dokumentu. Oprócz daty końcowej trzeba sprawdzić zakres zwolnienia i ewentualnie wskazanego zleceniodawcę.

 

Jak przedłużyć zaświadczenie o zwolnieniu?

 

Przed upływem ważności należy odpowiednio wcześnie wystąpić do właściwego urzędu o nowe zaświadczenie. Złożenie kolejnego wniosku nie przedłuża automatycznie dotychczasowego dokumentu. Trzeba uwzględnić czas na dodatkowe pytania i przekazać nowe zaświadczenie zleceniodawcom. Warto ustawić przypomnienie przed datą wygaśnięcia, zwłaszcza gdy pozostają płatności częściowe lub końcowe.

Źródła urzędowe: Informacje BZSt o podatku potrącanym od usług budowlanych

Zleceniodawcy mogą potwierdzić ważność zaświadczenia online w Federalnym Centralnym Urzędzie Podatkowym (BZSt), za pośrednictwem portalu EIBE. Wymagana jest rejestracja. Należy porównać dane firmy oraz sprawdzić okres ważności i ewentualne ograniczenia. Zaświadczenie i udokumentowany wynik weryfikacji należy przechowywać wraz z dokumentami płatności. Pozwala to później wykazać podstawę odstąpienia od potrącenia podatku.

 

Czy zaświadczenie musi być ważne w dniu wystawienia faktury czy w dniu płatności?

 

Decyduje moment płatności, a nie wyłącznie data faktury lub rozpoczęcia budowy. Dotyczy to również płatności częściowych. Jeżeli zaświadczenie traci ważność między dwiema płatnościami, późniejszą płatność trzeba sprawdzić ponownie. Dlatego należy odpowiednio wcześnie poprosić o aktualny dokument i uwzględnić ewentualne ograniczenie do poszczególnych zleceń.

 

Co się dzieje, jeżeli nie potrącono podatku od usług budowlanych?

 

Jeśli istniał obowiązek potrącenia, a mimo to wypłacono pełną kwotę, zleceniodawca może odpowiadać za niepotrącony podatek. Należy niezwłocznie sprawdzić, czy trzeba skorygować zgłoszenia lub złożyć zaległe. Możliwość dochodzenia zwrotu od wykonawcy i sposób realizacji tego roszczenia wymagają osobnej oceny. Późniejsze zaświadczenie nie usuwa problemu automatycznie.

 

Kiedy należy zgłosić i wpłacić potrącony podatek?

 

Jeżeli potrącenie jest wymagane, podatek należy zasadniczo zgłosić elektronicznie i wpłacić do urzędu skarbowego właściwego dla wykonawcy do dziesiątego dnia po zakończeniu miesiąca płatności. Wykonawca otrzymuje również rozliczenie potrącenia. Należy czytelnie udokumentować zwłaszcza kwotę i datę faktury, dzień płatności, kwotę potrącenia oraz właściwy urząd skarbowy.

Źródła urzędowe: Procedura i odpowiedzialność na podstawie § 48a EStG

Zależy to od rodzaju działalności, struktury przedsiębiorstwa i właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Należy rozróżnić w szczególności podatek dochodowy od osób fizycznych lub prawnych, niemiecki podatek od działalności gospodarczej (Gewerbesteuer), VAT oraz obowiązki pracodawcy. Czas trwania budowy jest istotny, ale nie stanowi ogólnego okresu zwolnienia ze wszystkich podatków. Znaczenie mogą mieć także faktyczny zarząd, stałe placówki i organizacja projektów.

 

Kiedy budowa tworzy zakład podatkowy?

 

Zgodnie z niemieckim prawem krajowym roboty budowlane i montażowe trwające ponad sześć miesięcy mogą tworzyć zakład podatkowy. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania może przewidywać inne warunki i terminy dla niemieckiego prawa do opodatkowania. Dlatego należy zbadać konkretną umowę. Znaczenie mogą mieć również przerwy oraz projekty powiązane czasowo, gospodarczo lub przestrzennie.

 

Czy krótkie zlecenia budowlane są automatycznie wolne od podatku?

 

Nie. Krótki czas realizacji nie wyklucza ogólnie obowiązku rejestracji, rozliczenia VAT czy podatku od wynagrodzeń. Podatek potrącany od usług budowlanych trzeba również ocenić niezależnie od zakładanego zwolnienia zysków firmy. Przed pierwszym zleceniem należy ustalić wymagane zgłoszenia, dane na fakturach i sposób dokumentowania pobytu oraz pracy pracowników.

 

Jakie dokumenty projektu pomagają w ocenie podatkowej?

 

Przydatne są zwłaszcza umowy o wykonanie robót, opisy usług, adresy budów, planowane i rzeczywiste terminy, przerwy, aneksy oraz dane pracowników i podwykonawców. Należy dokumentować zmiany w trakcie realizacji. Początkowo krótka budowa może się przedłużyć i wymagać ponownej oceny podatkowej. Zaświadczenie o zwolnieniu nie zastępuje tej bieżącej weryfikacji.

Źródła urzędowe: Zakład podatkowy w rozumieniu § 12 AO

Podatek potrącany od usług budowlanych (Bauabzugsteuer) wynosi zasadniczo 15 procent wynagrodzenia. Podstawa obejmuje kwotę wraz z VAT. Przykład: przy wynagrodzeniu wynoszącym 11 900 euro potrącenie wynosi 1 785 euro. Obowiązek potrącenia odpada w szczególności przy ważnym zaświadczeniu o zwolnieniu lub gdy zastosowanie ma ustawowy wyjątek. Przed każdą płatnością należy zatem ustalić, czy potrącenie jest w ogóle wymagane.

 

Jakie progi zwolnienia obowiązują i co dotyczy klientów prywatnych?

 

Bez zaświadczenia potrącenie może nie być wymagane, jeżeli łączna przewidywana wartość usług tego samego wykonawcy dla tego samego zleceniodawcy w roku kalendarzowym nie przekracza 5 000 euro. Dla zleceniodawców osiągających wyłącznie określone obroty z najmu zwolnione z VAT obowiązuje próg 15 000 euro. Zleceniodawcy działający wyłącznie prywatnie zasadniczo nie są objęci tym obowiązkiem; wobec wynajmujących obowiązują szczególne zasady. Są to progi zwolnienia, a nie kwoty odliczane od podstawy opodatkowania.

 

Czy Freistellungsbescheinigung jest tym samym co dokument dotyczący § 13b UStG?

 

Nie. § 48b EStG dotyczy potrącenia podatku od usług budowlanych. Natomiast § 13b UStG określa, kiedy odbiorca usługi jest zobowiązany do rozliczenia VAT. Odwrotne obciążenie nie zastępuje więc zaświadczenia o zwolnieniu. Obie kwestie należy badać oddzielnie. Przy obliczaniu podatku od usług budowlanych VAT uwzględnia się również wtedy, gdy rozlicza go odbiorca usługi.

 

Czy można odzyskać już potrącony podatek od usług budowlanych?

 

Potrącona kwota jest zaliczana na określone ustawowo zobowiązania podatkowe wykonawcy. Przy spełnieniu warunków § 48c EStG możliwy jest również zwrot na wniosek. Zwykły termin złożenia wniosku upływa z końcem drugiego roku kalendarzowego następującego po roku zgłoszenia potrącenia; należy uwzględnić ewentualne dłuższe terminy wynikające z umów międzynarodowych. Należy gromadzić rozliczenia, potwierdzenia płatności i dokumenty podatkowe, aby można było sprawdzić sposób wykorzystania potrąconej kwoty.

Źródła urzędowe: Potrącenie podatku na podstawie § 48 EStG · Zaliczenie i zwrot na podstawie § 48c EStG

Wniosek składa firma wykonująca usługę budowlaną lub jej pełnomocnik. Przed pierwszym zleceniem w Niemczech należy zwykle wyjaśnić kwestie rejestracji podatkowej i planowanej działalności. Urząd skarbowy bada, czy należności podatkowe, które mają zostać zabezpieczone, nie są zagrożone. Dlatego istotne są kompletne informacje i wykonanie obowiązków współpracy. Decyzję o wydaniu zaświadczenia podejmuje wyłącznie urząd skarbowy.

 

Który urząd skarbowy rozpatruje wniosek?

 

Właściwy jest urząd skarbowy firmy świadczącej usługę. Dla zagranicznych firm budowlanych obowiązują szczególne zasady właściwości, zależne między innymi od państwa siedziby. Samo miejsce budowy nie zawsze wskazuje zatem właściwy urząd. Federalny Centralny Urząd Podatkowy nie wystawia zaświadczenia. Właściwość urzędu najlepiej ustalić przed złożeniem dokumentów.

 

Jakie dokumenty są potrzebne do wniosku?

 

W zależności od sytuacji urząd wymaga danych firmy i jej formy prawnej, odpisu z rejestru, zaświadczenia zagranicznej administracji podatkowej o rezydencji podatkowej oraz informacji o zleceniodawcach, projektach budowlanych i okresach działalności. Potrzebne mogą być także dane pracowników, posiadane numery podatkowe i pełnomocnictwo. Zagraniczne firmy powinny zwrócić szczególną uwagę na ustanowienie pełnomocnika do odbioru korespondencji w Niemczech. Dokładna lista dokumentów zależy od konkretnego przypadku.

 

Ile trwa wydanie zaświadczenia Freistellungsbescheinigung?

 

Czas do wydania zaświadczenia Freistellungsbescheinigung zależy między innymi od kraju siedziby, właściwego urzędu skarbowego i kompletności dokumentów. Z doświadczenia naszej kancelarii wynika, że w urzędzie skarbowym Oranienburg rozpatrzenie trwa około 2 tygodni. Dotyczy to na przykład słoweńskich firm budowlanych oraz polskich firm budowlanych podlegających temu urzędowi (pierwsza litera nazwiska lub nazwy firmy od H do Ł). Dla chorwackich firm budowlanych właściwy jest urząd skarbowy Kassel; według naszych doświadczeń czas rozpatrzenia wynosi tam około 5–6 tygodni. Są to niewiążące szacunki oparte na doświadczeniu, a nie gwarantowane terminy. Brakujące dokumenty, pierwsza rejestracja podatkowa, dodatkowe pytania lub obciążenie urzędu mogą wydłużyć postępowanie. Dlatego wniosek należy złożyć możliwie wcześnie przed pierwszą planowaną płatnością. Koszty naszej pomocy podano na stronie „Wynagrodzenie”.

Źródła urzędowe: Warunki określone w § 48b EStG

W przypadku pracowników zagranicznych firm budowlanych należy łącznie zbadać niemieckie przepisy i właściwą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Decydują między innymi długość pobytu, status pracodawcy i podmiot ekonomicznie ponoszący koszty zatrudnienia. Niemiecki zakład podatkowy może powodować dodatkowe obowiązki potrącania podatku od wynagrodzeń. Zaświadczenie o zwolnieniu firmy nie oznacza zwolnienia jej pracowników z niemieckiego podatku od wynagrodzeń.

 

Czy reguła 183 dni oznacza, że wcześniej niemiecki podatek nie występuje?

 

Nie. Klauzula 183 dni zwykle zawiera kilka warunków, które muszą być spełnione łącznie. Oprócz długości pobytu trzeba sprawdzić zwłaszcza pracodawcę oraz zakład, który ewentualnie ponosi koszty wynagrodzenia. Zależnie od umowy termin odnosi się do różnych okresów. Niemcy mogą więc mieć prawo do opodatkowania także przy krótszych pobytach; samo liczenie dni pracy nie wystarcza.

 

Jakie dowody powinny przechowywać firmy i pracownicy?

 

Należy dokumentować dni przyjazdu i wyjazdu, okresy pobytu i pracy, lokalizacje budów i wykonywane czynności. Przydatne są również umowy o pracę i oddelegowanie, listy płac, przypisanie kosztów zatrudnienia i zaświadczenia podatkowe. Dane te należy regularnie porównywać z rzeczywistym przebiegiem projektu. Rzetelna dokumentacja ułatwia ocenę warunków umowy międzynarodowej oraz późniejsze sporządzenie deklaracji w obu państwach.

 

Jak uniknąć podwójnego opodatkowania?

 

Właściwa umowa określa, które państwo może opodatkować dochód i jak unika się podwójnego opodatkowania. Zależnie od przypadku stosuje się zwolnienie lub zaliczenie podatku zapłaconego za granicą. Podatek uiszczony w kraju pochodzenia nie wyklucza automatycznie niemieckiego obowiązku podatkowego. Sposób rozliczenia należy więc uzgodnić odpowiednio wcześnie. W sprawie indywidualnej oceny projektu budowlanego można skontaktować się z doradcą podatkowym Christianem Schneiderem.

Źródła urzędowe: BMF: wynagrodzenia a umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania