Freistellungsbescheinigung: FAQ
Was ist eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG?
Die Freistellungsbescheinigung ermöglicht es einem Auftraggeber, bei Bauleistungen auf den Abzug der Bauabzugsteuer zu verzichten. Sie wird vom zuständigen Finanzamt ausgestellt und muss bei der Zahlung gültig sein. Für Bauunternehmen und Subunternehmer schützt sie damit die Liquidität: Der Auftraggeber kann die Vergütung ohne diesen Steuerabzug auszahlen. Die Bescheinigung ist keine allgemeine Steuerbefreiung und ersetzt weder Steuererklärungen noch die Prüfung anderer steuerlicher Pflichten.
Wer benötigt eine Freistellungsbescheinigung?
Sie ist für inländische und ausländische Unternehmen relevant, die in Deutschland Bauleistungen für Unternehmer oder juristische Personen des öffentlichen Rechts erbringen. Dazu können auch Montage-, Reparatur- und Abbrucharbeiten an Bauwerken gehören. Ohne Bescheinigung ist ein Steuerabzug zu prüfen; Ausnahmen bestehen beispielsweise bei den gesetzlichen Freigrenzen. Die Rechtsform des Auftragnehmers ist dabei nicht entscheidend.
Wie lange ist die Bescheinigung gültig?
Das Finanzamt kann eine Geltungsdauer von höchstens drei Jahren festlegen. Es darf auch einen kürzeren Zeitraum bestimmen oder die Freistellung auf bestimmte Bauleistungen beschränken. Verlassen Sie sich deshalb auf die Angaben in Ihrer Bescheinigung. Prüfen Sie neben dem Enddatum auch den Umfang der Freistellung und gegebenenfalls den dort genannten Auftraggeber.
Wie wird eine Freistellungsbescheinigung verlängert?
Beantragen Sie rechtzeitig vor Ablauf eine neue Bescheinigung beim zuständigen Finanzamt. Ein gestellter Folgeantrag verlängert das bisherige Dokument nicht automatisch. Planen Sie Zeit für Rückfragen ein und geben Sie die neue Bescheinigung an Ihre Auftraggeber weiter. Sinnvoll ist eine Erinnerung vor dem Ablaufdatum, besonders wenn noch Abschlags- oder Schlusszahlungen ausstehen.
Weiterführend: Informationen des BZSt zur Bauabzugsteuer
Wie prüfen Auftraggeber eine Freistellungsbescheinigung?
Auftraggeber können die Gültigkeit beim Bundeszentralamt für Steuern über das EIBE-Portal online bestätigen lassen. Dafür ist eine Registrierung erforderlich. Vergleichen Sie die Unternehmensdaten und beachten Sie Geltungsdauer und mögliche Beschränkungen. Bewahren Sie die Bescheinigung und die dokumentierte Prüfung bei den Zahlungsunterlagen auf. So lässt sich später nachvollziehen, auf welcher Grundlage Sie vom Steuerabzug abgesehen haben.
Muss die Bescheinigung am Rechnungs- oder am Zahlungstag gültig sein?
Entscheidend ist der Zeitpunkt der Zahlung, nicht allein das Rechnungsdatum oder der Beginn der Baustelle. Das gilt auch für Abschlagszahlungen. Läuft die Bescheinigung zwischen zwei Zahlungen aus, ist die spätere Zahlung neu zu prüfen. Fordern Sie die aktuelle Bescheinigung daher rechtzeitig an und berücksichtigen Sie gegebenenfalls eine Beschränkung auf einzelne Aufträge.
Was passiert, wenn Bauabzugsteuer nicht einbehalten wurde?
Besteht eine Abzugspflicht und wurde trotzdem der volle Betrag ausgezahlt, kann der Auftraggeber für den fehlenden Steuerabzug haften. Lassen Sie unverzüglich prüfen, ob Anmeldungen berichtigt oder nachgeholt werden müssen. Ob ein Rückforderungsanspruch gegen den Auftragnehmer besteht und wie er durchgesetzt wird, ist gesondert zu beurteilen. Eine spätere Bescheinigung beseitigt das Problem nicht automatisch.
Wann müssen Anmeldung und Zahlung erfolgen?
Bei bestehender Abzugspflicht ist die Bauabzugsteuer grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zahlungsmonats elektronisch anzumelden und an das für den Auftragnehmer zuständige Finanzamt abzuführen. Außerdem erhält der Auftragnehmer eine Abrechnung über den Abzug. Halten Sie insbesondere Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Zahlungstag, Abzugsbetrag und das zuständige Finanzamt nachvollziehbar fest.
Weiterführend: Verfahren und Haftung nach § 48a EStG
Wann wird ein ausländisches Bauunternehmen in Deutschland steuerpflichtig?
Das hängt von der Tätigkeit, der Unternehmensstruktur und dem anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen ab. Zu unterscheiden sind insbesondere Einkommen- oder Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und Pflichten als Arbeitgeber. Die Dauer einer Baustelle ist ein wichtiger Faktor, aber keine allgemeine Schonfrist für sämtliche Steuerarten. Auch die tatsächliche Geschäftsleitung, feste Geschäftseinrichtungen und die Organisation der Projekte können eine Rolle spielen.
Wann entsteht eine Baustellenbetriebsstätte?
Nach deutschem innerstaatlichem Recht können Bauausführungen und Montagen bei einer Dauer von mehr als sechs Monaten eine Betriebsstätte begründen. Ein Doppelbesteuerungsabkommen kann für das deutsche Besteuerungsrecht andere Voraussetzungen und Fristen vorsehen. Prüfen Sie deshalb das konkrete Abkommen. Auch Unterbrechungen sowie zeitlich, wirtschaftlich oder räumlich zusammenhängende Projekte können für die Beurteilung relevant sein.
Sind kurze Baustelleneinsätze automatisch steuerfrei?
Nein. Eine kurze Projektdauer schließt Registrierungs-, Umsatzsteuer- oder Lohnsteuerpflichten nicht pauschal aus. Auch die Bauabzugsteuer muss unabhängig von einer angenommenen Steuerfreiheit der Unternehmensgewinne geprüft werden. Klären Sie vor dem ersten Einsatz, welche Meldungen erforderlich sind, welche Rechnungsangaben benötigt werden und wie die Aufenthalts- und Einsatzzeiten Ihrer Beschäftigten dokumentiert werden.
Welche Projektunterlagen helfen bei der steuerlichen Prüfung?
Hilfreich sind insbesondere Werkverträge, Leistungsbeschreibungen, Baustellenadressen, geplante und tatsächliche Laufzeiten, Unterbrechungen, Nachträge und Angaben zu eingesetzten Beschäftigten oder Subunternehmern. Dokumentieren Sie Änderungen während des Projekts. Eine zunächst kurze Baustelle kann sich verlängern; dadurch kann eine erneute steuerliche Beurteilung nötig werden. Eine Freistellungsbescheinigung ersetzt diese laufende Prüfung nicht.
Weiterführend: Betriebsstätten nach § 12 AO
Wie hoch ist die Bauabzugsteuer und wann entfällt sie?
Die Bauabzugsteuer beträgt grundsätzlich 15 Prozent der Gegenleistung. Zur Bemessungsgrundlage gehört das Entgelt einschließlich Umsatzsteuer. Beispiel: Bei einer maßgeblichen Gegenleistung von 11.900 Euro beträgt der Steuerabzug 1.785 Euro. Er entfällt insbesondere bei einer gültigen Freistellungsbescheinigung oder wenn eine gesetzliche Ausnahme greift. Vor jeder Zahlung sollte deshalb geklärt werden, ob überhaupt eine Abzugspflicht besteht.
Welche Freigrenzen gelten und was ist bei Privatkunden zu beachten?
Ohne Freistellungsbescheinigung kann der Abzug entfallen, wenn die Leistungen desselben Auftragnehmers an denselben Auftraggeber im Kalenderjahr voraussichtlich insgesamt 5.000 Euro nicht übersteigen. Für Auftraggeber mit ausschließlich bestimmten umsatzsteuerfreien Vermietungsumsätzen gilt eine Grenze von 15.000 Euro. Reine private Auftraggeber sind grundsätzlich nicht erfasst; für Vermieter gelten Besonderheiten. Es handelt sich um Freigrenzen, nicht um Freibeträge.
Ist die Freistellungsbescheinigung dasselbe wie der Nachweis zu § 13b UStG?
Nein. § 48b EStG betrifft den Abzug der Bauabzugsteuer. § 13b UStG regelt dagegen, unter welchen Voraussetzungen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet. Ein Reverse-Charge-Fall ersetzt daher keine Freistellungsbescheinigung. Beide Themen sind getrennt zu prüfen. Bei der Berechnung der Bauabzugsteuer ist die Umsatzsteuer auch dann zu berücksichtigen, wenn sie der Leistungsempfänger schuldet.
Kann bereits einbehaltene Bauabzugsteuer erstattet werden?
Der Abzugsbetrag wird auf gesetzlich bestimmte Steuern des Auftragnehmers angerechnet. Unter den Voraussetzungen des § 48c EStG kommt auch eine Erstattung auf Antrag in Betracht. Die reguläre Antragsfrist endet mit Ablauf des zweiten Kalenderjahres nach dem Jahr der Anmeldung; weitergehende Abkommensfristen können zu beachten sein. Sammeln Sie Abrechnungen, Zahlungsnachweise und Steuerunterlagen, damit die Verwendung des Abzugsbetrags geprüft werden kann.
Weiterführend: Steuerabzug nach § 48 EStG · Anrechnung und Erstattung nach § 48c EStG
Wie beantragen ausländische Unternehmen eine Freistellungsbescheinigung?
Beantragt wird die Freistellungsbescheinigung vom Unternehmen, das die Bauleistung erbringt, oder durch einen Bevollmächtigten. Vor dem ersten Deutschlandauftrag sind regelmäßig die steuerliche Registrierung und die geplante Tätigkeit zu klären. Das Finanzamt prüft, ob der zu sichernde Steueranspruch gefährdet erscheint. Vollständige Angaben und die Erfüllung der Mitwirkungspflichten sind deshalb wesentlich. Die Entscheidung über die Erteilung trifft ausschließlich das Finanzamt.
Welches Finanzamt ist für den Antrag zuständig?
Zuständig ist das Finanzamt des leistenden Unternehmens. Für im Ausland ansässige Bauunternehmen bestehen besondere Zuständigkeitsregeln, die sich unter anderem nach dem Ansässigkeitsstaat richten. Der Ort der Baustelle allein bestimmt daher nicht immer das richtige Finanzamt. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt die Bescheinigung nicht aus. Klären Sie die Zuständigkeit möglichst vor der Einreichung der Unterlagen.
Welche Unterlagen werden für den Antrag benötigt?
Je nach Fall verlangt das Finanzamt Angaben zur Firma und Rechtsform, einen Registerauszug, eine Bescheinigung der ausländischen Steuerbehörde über die steuerliche Ansässigkeit sowie Informationen zu Auftraggebern, Bauprojekten und Tätigkeitszeiträumen. Auch Angaben zu Beschäftigten, bestehenden Steuernummern und eine Vollmacht können erforderlich sein. Bei ausländischen Unternehmen ist insbesondere die Bestellung eines inländischen Empfangsbevollmächtigten zu beachten. Die konkrete Unterlagenliste richtet sich nach dem Einzelfall.
Wie lange dauert es bis zur Erteilung der Freistellungsbescheinigung?
Die Bearbeitungszeit bis zur Erteilung der Freistellungsbescheinigung hängt unter anderem vom Herkunftsland, dem zuständigen Finanzamt und der Vollständigkeit der Unterlagen ab. Nach unseren Kanzleierfahrungen dauert die Bearbeitung beim Finanzamt Oranienburg etwa 2 Wochen. Dies betrifft beispielsweise slowenische Bauunternehmen und polnische Bauunternehmen, für die Oranienburg zuständig ist (Anfangsbuchstaben H bis Ł des Nachnamens bzw. Firmennamens). Bei kroatischen Bauunternehmen ist das Finanzamt Kassel zuständig; hier beträgt die Bearbeitungszeit nach unseren Erfahrungen etwa 5 bis 6 Wochen. Diese Angaben sind unverbindliche Erfahrungswerte, keine zugesagten Fristen. Fehlende Unterlagen, die erstmalige steuerliche Registrierung, Rückfragen oder die Auslastung des Finanzamts können die Dauer verlängern. Beantragen Sie die Bescheinigung daher möglichst frühzeitig vor der ersten geplanten Zahlung. Die Kosten unserer Unterstützung finden Sie unter „Vergütung“.
Weiterführend: Voraussetzungen nach § 48b EStG
Wann werden entsandte Mitarbeiter in Deutschland steuerpflichtig?
Bei Beschäftigten ausländischer Bauunternehmen sind das deutsche Steuerrecht und das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen gemeinsam zu prüfen. Entscheidend sind beispielsweise Aufenthaltsdauer, Arbeitgeberstellung und die Frage, wer die Personalkosten wirtschaftlich trägt. Eine deutsche Betriebsstätte kann zusätzliche Pflichten beim Lohnsteuerabzug auslösen. Aus der Freistellungsbescheinigung des Unternehmens lässt sich keine Befreiung der Mitarbeiter von deutscher Lohnsteuer ableiten.
Bedeutet die 183-Tage-Regel, dass vorher keine deutsche Steuer anfällt?
Nein. Die 183-Tage-Klausel enthält regelmäßig mehrere Voraussetzungen, die zusammen erfüllt sein müssen. Neben der Aufenthaltsdauer sind insbesondere der Arbeitgeber und eine möglicherweise den Arbeitslohn tragende Betriebsstätte zu prüfen. Je nach Abkommen bezieht sich die Frist auf unterschiedliche Zeiträume. Deshalb können deutsche Besteuerungsrechte auch bei kürzeren Einsätzen bestehen; eine reine Zählung der Arbeitstage reicht nicht aus.
Welche Nachweise sollten Unternehmen und Mitarbeiter aufbewahren?
Dokumentieren Sie An- und Abreisetage, Aufenthalts- und Einsatzzeiten, Baustellenorte und Tätigkeiten. Ergänzend sind Arbeits- und Entsendeverträge, Lohnabrechnungen, die Zuordnung von Personalkosten sowie Steuerbescheinigungen hilfreich. Stimmen Sie diese Daten regelmäßig mit dem tatsächlichen Projektverlauf ab. Verlässliche Aufzeichnungen erleichtern die Prüfung der Abkommensvoraussetzungen und die spätere Erstellung von Steuererklärungen in beiden Staaten.
Wie lässt sich eine Doppelbesteuerung vermeiden?
Das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen legt fest, welcher Staat besteuern darf und wie eine Doppelbesteuerung vermieden wird. Je nach Fall erfolgt die Entlastung durch Freistellung oder Anrechnung ausländischer Steuer. Bereits im Heimatland gezahlte Steuer schließt eine deutsche Steuerpflicht nicht automatisch aus. Stimmen Sie die Behandlung deshalb frühzeitig ab. Für eine individuelle Prüfung Ihres Bauprojekts können Sie sich an Steuerberater Christian Schneider wenden.
Weiterführend: BMF: Arbeitslohn und Doppelbesteuerungsabkommen