Lohnbesteuerung von Mitarbeitern bei Baustelleneinsätzen in Deutschland

Neben der Freistellungsbescheinigung und den umsatzsteuerlichen Themen sollten ausländische Bauunternehmen auch die lohnsteuerlichen Auswirkungen eines Einsatzes ihrer Mitarbeiter in Deutschland im Blick behalten. Gerade bei grenzüberschreitenden Bau- und Montageprojekten können sich bereits nach relativ kurzer Zeit steuerliche Verpflichtungen in Deutschland ergeben. Die tatsächliche Beurteilung hängt stets vom Einzelfall, dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen sowie den konkreten Projektumständen ab und sollte deshalb individuell geprüft werden.

Die 183-Tage-Regel wird häufig missverstanden

Viele Unternehmer gehen davon aus, dass Arbeitnehmer erst dann in Deutschland steuerpflichtig werden, wenn sie sich länger als 183 Tage im Inland aufhalten. In der Praxis ist diese Betrachtung jedoch häufig zu vereinfacht.

Die 183-Tage-Regel stellt lediglich eines von mehreren Kriterien dar, die im jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen zu prüfen sind. Selbst wenn die Arbeitnehmer weniger als 183 Tage in Deutschland tätig sind, können deutsche Besteuerungsrechte entstehen, wenn weitere Voraussetzungen erfüllt sind. Insbesondere bei langfristigen Bau- und Montageprojekten sollte deshalb frühzeitig geprüft werden, ob Deutschland bereits lohnsteuerliche Zugriffsrechte erhält.

Entstehung einer Baustellenbetriebsstätte

Ein besonderes Risiko besteht bei Bau- und Montageprojekten, die eine bestimmte Dauer überschreiten. Abhängig vom jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen kann eine sogenannte Baustellenbetriebsstätte entstehen. Die hierfür maßgeblichen Fristen variieren von Staat zu Staat und liegen häufig zwischen sechs und zwölf Monaten.

Wird eine solche Baustellenbetriebsstätte begründet, kann dies nicht nur ertragsteuerliche Auswirkungen für das Unternehmen selbst haben. Häufig ergeben sich dadurch auch zusätzliche lohnsteuerliche Fragestellungen für die auf der Baustelle eingesetzten Arbeitnehmer.

Fiktiver Arbeitgeber in Deutschland

Ein weiterer häufig übersehener Punkt ist das Konzept des sogenannten wirtschaftlichen oder fiktiven Arbeitgebers.

Auch wenn die Mitarbeiter formal ausschließlich bei der ausländischen Gesellschaft angestellt sind und ihr Gehalt im Heimatstaat erhalten, kann unter bestimmten Umständen die deutsche Finanzverwaltung zu dem Ergebnis gelangen, dass die Arbeitsleistung wirtschaftlich einer deutschen Betriebsstätte zuzurechnen ist.

In solchen Fällen kann Deutschland das Besteuerungsrecht für die Arbeitslöhne ganz oder teilweise beanspruchen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Arbeitnehmer dauerhaft auf deutschen Baustellen eingesetzt werden und die Personalkosten wirtschaftlich der deutschen Tätigkeit oder einer deutschen Betriebsstätte zugeordnet werden.

Nachträgliche Lohnsteuerpflichten

Werden die lohnsteuerlichen Verpflichtungen erst verspätet erkannt, kann dies erhebliche Folgen haben. Im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder einer Betriebsprüfung wird häufig rückwirkend untersucht, ob bereits in den Vorjahren deutsche Lohnsteuer hätte einbehalten und abgeführt werden müssen.

Hierdurch können Nachforderungen für mehrere Jahre entstehen. Zusätzlich kommen unter Umständen Säumniszuschläge, Zinsen oder weitere steuerliche Nebenleistungen hinzu. Eine frühzeitige Prüfung der lohnsteuerlichen Situation ist daher regelmäßig deutlich günstiger als eine spätere Korrektur.

Steuerklasse 6 und verspätete Registrierung

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Arbeitnehmer zunächst ohne deutsche steuerliche Registrierung auf deutschen Baustellen tätig werden. Erfolgt die Anmeldung erst zu einem späteren Zeitpunkt, können sich Besonderheiten beim Lohnsteuerabzug ergeben.

Insbesondere bei fehlenden elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) wird in vielen Fällen zunächst ein Lohnsteuerabzug nach Steuerklasse 6 vorgenommen. Dies führt regelmäßig zu einem vergleichsweise hohen Steuerabzug während des laufenden Jahres.

Die endgültige steuerliche Belastung kann anschließend häufig erst im Rahmen einer deutschen Einkommensteuererklärung korrigiert werden. Für die betroffenen Arbeitnehmer bedeutet dies oftmals vorübergehende Liquiditätsnachteile und zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Gefahr einer Doppelbesteuerung

Ein weiteres sensibles Thema ist die Vermeidung einer Doppelbesteuerung.

Wird Arbeitslohn sowohl im Heimatstaat als auch in Deutschland erfasst, stellt sich die Frage, welchem Staat das Besteuerungsrecht zusteht und wie eine doppelte steuerliche Belastung vermieden werden kann. Hierfür sehen die jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen regelmäßig besondere Entlastungsmechanismen vor.

In der Praxis müssen jedoch häufig verschiedene Nachweise erbracht werden. Dazu gehören beispielsweise Tätigkeitsnachweise, Baustellenunterlagen, Entsendungsvereinbarungen, Lohnabrechnungen und Steuerbescheinigungen. Werden diese Unterlagen nicht rechtzeitig vorbereitet, kann die Anerkennung im Heimatstaat erheblich erschwert werden.

Dokumentation ist entscheidend

Für ausländische Bauunternehmen empfiehlt es sich daher, Einsätze in Deutschland von Beginn an sorgfältig zu dokumentieren. Hierzu zählen insbesondere:

• Einsatzzeiträume der Mitarbeiter

• An- und Abreisetage

• Baustellenorte

• Tätigkeitsbeschreibungen

• Projektverträge

• Nachunternehmervereinbarungen

• Lohnabrechnungen

• Nachweise über den tatsächlichen Aufenthalt in Deutschland

Eine vollständige Dokumentation erleichtert spätere Prüfungen erheblich und hilft dabei, Diskussionen mit Finanzbehörden im In- und Ausland zu vermeiden.

Frühzeitige steuerliche Prüfung schafft Sicherheit

Die lohnsteuerlichen Folgen grenzüberschreitender Baustelleneinsätze werden häufig unterschätzt. Bereits kurze Projekte können steuerliche Fragestellungen auslösen, insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter über längere Zeiträume in Deutschland tätig sind oder eine Baustellenbetriebsstätte entsteht.

Eine frühzeitige Prüfung der Tätigkeit in Deutschland kann helfen, Risiken im Zusammenhang mit der 183-Tage-Regel, einer möglichen Baustellenbetriebsstätte, dem wirtschaftlichen Arbeitgeber, der deutschen Lohnsteuerpflicht und einer möglichen Doppelbesteuerung rechtzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.